تلاش های امارت اسلامی در ساده‌سازی پروسه‌های اداری
نجیب الله مایار
مقدمه
ساده‌سازی پروسه‌های اداری در اداره‌های دولتی یک موضوع مهم است که می‌تواند باعث بهبود امور، کاهش هزینه‌ها، رضایت مراجعین و تسهیل در ارائه خدمات گردد. یکی از اساسی‌ترین فواید ساده‌سازی پروسه‌ها در اداره‌های دولتی، افزایش مؤثریت و مفیدیت امور می‌باشد. بسیاری از پروسه‌های اداری پیچیده و وقت‌گیر اند که به‌جای سهولت، وقت و انرژی کارمندان و مراجعین را ضایع می‌سازند. با ساده‌سازی این مراحل، در وقت صرفه‌جویی شده و منابع بشری به‌شکل مؤثر به‌کار گرفته می‌شود. ساده‌سازی و به‌ویژه الکترونیکی‌سازی پروسه‌ها، باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی و سرعت در ارائه خدمات می‌گردد. دولت‌ها و سکتور خصوصی همیشه می‌کوشند که در خدمات‌شان راهکارهایی در نظر بگیرند که از یک‌سو شفافیت در آن رعایت شود و از سوی دیگر در وقت کمتر، کارهای بیشتر انجام شوند. در اداره‌های دولتی افغانستان این مشکل از سابق وجود داشت که برای دریافت جواز، اسناد و دیگر مدارک مهم، یک شخص ناگزیر بود به دفاتر متعدد مراجعه کند و ده‌ها امضاء بگیرند. در این روند، هم وقت مراجعین و دفاتر ضایع می‌شد و هم مانع شفافیت شده و در بسیاری موارد راه را برای فساد اداری باز می‌کرد. امارت اسلامی افغانستان در سه سال گذشته تلاش‌هایی را آغاز کرد تا پروسه‌های اداری را ساده، شفاف و کوتاه بسازند و در برخی بخش‌ها این پروسه‌ها حتی الکترونیکی شده‌اند. در اینجا می‌خواهیم به گونه‌ی مختصر به این تلاش‌ها اشاره کنیم:
تلاش‌های امارت اسلامی در ساده‌سازی پروسه‌های اداری
تکنالوژی از جمله پدیده های عصر حاضر است که بدون شک بر همه ابعاد زندگی بشر تأثیر گذاشته و تغییرات عمیقی را در زندگی انسان‌ها به میان آورده است. بسیاری از کارهای ناممکن را ممکن، پروسه‌های طولانی را کوتاه و شیوه‌های سنتی کار و آموزش را نوین ساخته است. یکی از مزایای تکنالوژی، حکومت‌داری الکترونیکی است که با نقش خود فرایندهای طولانی را کوتاه و وظایف نیروی بشری را در زمان کمتر و با امکانات محدودتر انجام می‌دهد. حکومت‌داری الکترونیکی یک سیستم عصری برای ارائه خدمات دولتی است که از طریق تکنالوژی معلوماتی برای شفافیت، پاسخ‌گویی، خدمت‌رسانی سریع و تسهیل امور اداری استفاده می‌شود. در اداره‌های دولتی افغانستان برای تهیه اسناد و سایر امور تدارکاتی مراحل زیادی در نظر گرفته شده بود که از یک‌سو باعث ضیاع وقت مردم و منابع انسانی دولت می‌شد و از سوی دیگر هزینه‌ها را افزایش می‌داد. این پروسه‌های طولانی در اکثر اوقات باعث شکایت مردم در بخش‌های اقتصادی نیز می‌شد. به‌گفته مردم، برای گرفتن جواز یک کار، پرداخت مالیات و سپردن مالیات گمرکی، مجبور بودند به دفاتر متعدد بروند، امضاهای زیادی بگیرند و چند روز اسناد را در دفاتر بگردانند. رهبری امارت اسلامی برای حل این مشکل تلاش‌هایی را آغاز کرد که بسیاری از این پروسه‌های پیچیده اداری را کوتاه و ساده بسازد. محترم ملا عبدالغنی برادر آخند معاون اقتصادی ریاست‌الوزرا، همواره در سخنانش گفته که امارت اسلامی پروسه‌های اداری را در نهادهای مختلف دولتی ساده ساخته و اکنون در برخی بخش‌ها کارهایی که قبلاً در چند روز انجام می‌شد، در چند دقیقه انجام می‌پذیرد. تلاش‌ها برای ساده‌سازی روند اداری به‌هدف سهولت مردم همچنان ادامه دارد. در این راستا، مدتی پیش اداره امور امارت اسلامی افغانستان از طریق اداره اصلاحات اداری و خدمات ملکی روند ساده‌سازی و یک‌سان‌سازی پروسه‌های حمایوی (تدارکات، مالی و اداری) ادارات دولتی را برای سال ۱۴۰۴ در یک نشست آغاز نمود. مولوی عبدالسلام حنفی معاون اداری ریاست‌الوزراء، در مراسم افتتاح این روند، ساده‌سازی پروسه‌های اداری را گامی بزرگ دانست و تأکید کرد که امارت اسلامی درک کرده است که شماری از پروسه‌های اداری باید ساده شوند. مسؤلین در اداره امور می‌گویند که در گذشته پروسه‌های معمول خدمات ملکی بسیار پیچیده بود و مراجعین با مشکلات زیادی روبه‌رو بودند، اما امارت اسلامی می‌خواهد این پروسه‌ها را ساده و برای مردم آسان بسازد. اداره اصلاحات اداری و خدمات ملکی می‌گوید در سه سال گذشته روند ساده‌سازی پروسه‌های اداری به‌شکل سریع ادامه داشته و این اداره توانسته است در وزارت‌خانه‌ها و ادارات مختلف ۹۳۸ پروسه اداری را ساده سازد. این اداره که پنج ریاست مختلف دارد، یکی از این ریاست‌ها وظیفه دارد که بر اساس نیاز، پروسه‌های اداری را در تمامی وزارت‌ها و ادارات دولتی ساده بسازد. روند ساده‌سازی در همین مسیر ادامه خواهد داشت و اداره اصلاحات اداری و خدمات ملکی در نظر دارد که در سال ۱۴۰۴ روند ساده‌سازی برخی از پروسه‌های پیچیده را که قبلاً ارزیابی شده، عملاً آغاز کند و در نتیجه تعداد زیادی از پروسه‌ها ساده و برای مردم تسهیلات بیشتری فراهم گردد. در افغانستان، اگرچه حکومت‌داری الکترونیکی سابقه طولانی ندارد، اما با توجه به نیازهای زمان، در این زمینه تلاش‌هایی صورت گرفته است و در برخی بخش‌ها، حتی گام‌های عملی برداشته شده‌اند. در این اواخر، این تلاش‌ها از سوی امارت اسلامی گسترش یافته و تقویت شده‌اند که در اینجا به‌طور خلاصه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:
ایجاد سهولت در امور سرمایه‌گذاری
امور سرمایه‌گذاری و دریافت جواز در کشور از مدت‌ها قبل کند بوده و شکایات زیادی در زمینه طولانی بودن پروسه‌های اداری وجود داشت. امارت اسلامی با درنظر داشت این مشکل، به‌هدف تسریع در امور سرمایه‌گذاری، کمیته سرمایه‌گذاری بین‌الوزارتی را در چوکات معاونیت اقتصادی ریاست الوزراء ایجاد نمود تا کارهای سرمایه‌گذاران در مدت کم و در یک مکان انجام شود. به هدف سهولت به سرمایه‌گذاران، بر اساس فرمان ویژه عالیقدر امیرالمؤمنین شیخ صاحب حفظه‌الله و هدایت معاون اقتصادی ریاست‌الوزرا و مصوبه شماره ۲ کمیسیون اقتصادی مورخ ۱۴۴۵هـ.ق، کمیته سرمایه‌گذاری بین‌الوزارتی به تاریخ ۲۵ سنبله ۱۴۰۲ هـ.ش به فعالیت آغاز نمود. این کمیته زیر چتر معاونیت اقتصادی فعالیت می‌کند و هدف آن طی مراحل طرح های سرمایه گذاری داخلی و خارجی تحت محوریت واحد، ایجاد شفافیت و سرعت در پروسۀ سرمایه گذاری و هماهنگی مؤثر میان سرمایه گذاران و وزارت خانه های مربوطه می باشد. کمیتۀ سرمایه گذاری بین الوزارتی به هدف تسریع روند جذب سرمایه گذاری داخلی و خارجی، هماهنگی بین وزارتخانه ها و اداره های ذیربط در مراحل اجرای طرح‌های سرمایه گذاری، ایجاد بستر مناسب برای سرمایه گذاری، زمینه برای مدیریت مطلوب امور، ایجاد سرعت و شفافیت در پروسۀ سرمایه گذاری، بهبود هماهنگی بین نهاد های امارتی و سکتور خصوصی و ارائه اطلاعات لازم به سرمایه گذاران در مورد پروژه های سرمایه گذاری در افغانستان ایجاد گردیده است. با آغاز کار این کمیته، سرمایه گذاران داخلی و خارجی می توانند با در نظرداشت این معیارها: (عنوان طرح، نام سرمایه گذار/اداره ارائه دهنده طرح، اطلاعات کامل در مورد سرمایه گذار (شخص حکمی/حقیقی) (جواز شرکت، آدرس، شماره تماس، ایمیل آدرس و اسناد قانونی از نمایندگی نماینده، معرفی طرح، اهداف طرح، نحوه دستیابی به اهداف، بودجه مورد نیاز برای اجرای طرح و مرجع تمویل کننده، مدت زمان اجرای طرح و مدت بهره برداری از طرح) طرح ها خویش به شکل فزیکی به دارالانشای کمیسیون اقتصادی معاونیت اقتصادی ریاست الوزراء ارسال نمایند. همچنان میتوانند به ایمیل آدرس (AIIMC@dpmea.gov.af) و شماره تلیفون 0202100976 به این کمیته تماس بگیرند.
سیستم الکترونیکی تدارکات (NPA)
اداره تدارکات ملی (NPA) برای شفافیت در قراردادهای دولتی سال گذشته سیستم الکترونیکی را معرفی کرد. مسؤلین اداره امور می‌گویند که از این طریق علاوه بر ایجاد شفافیت، از ضیاع وقت در امور تدارکاتی نیز جلوگیری می‌شود. مردم میتوانند از طریق انترنت، به تمام معلومات در مورد امور تدارکاتی اداره امور دسترسی پیدا کنند و بر روند کاری تدارکات نظارت نمایند. در مناطق دوردست نیز مردم میتوانند از طریق انترنت و همین سیستم، در مورد پروژه‌ها معلومات دریافت کنند.
سیستم‌های الکترونیکی مالیات
امارت اسلامی افغانستان به‌هدف ایجاد سهولت در امور حکومت‌داری الکترونیکی و مدیریت مالی، سیستم‌های پیشرفته در گمرک‌ها و دیگر ادارات امارتی تطبیق کرده است. نمونه این سیستم، سیستم مدیریت مالی (AFMIS) در وزارت مالیه است که در سال‌های اخیر گسترش یافته و گامی بزرگ در شفافیت، مدیریت، کنترول و گزارش‌دهی مالی به‌شمار می‌رود. وزارت مالیه می‌گوید که سیستم جدید «افمیس» مشکلات سیستم قبلی مانند سرعت پایین، هزینه‌های بلند و محدودیت‌های تخنیکی را برطرف کرده است. سیستم قبلی در سال ۲۰۰۲ توسط شرکت فریبلانس ساخته شده بود که تمامی صلاحیت تخنیکی آن در اختیار همان شرکت قرار داشت. به‌منظور رفع این مشکلات، وزارت مالیه تصمیم گرفت یک سیستم مستقل و پیشرفته بسازد که شرایط و نیازمندی‌های فعلی را در نظر بگیرد. این سیستم جدید وزارت مالیه، در ۱۴ وزارت کلیدی و ۸ مستوفیت ولایتی با موفقیت آزمایش شده و توانایی وصل شدن با سیستم‌های مالی مرتبط را دارا می‌باشد، که زمینه را برای گسترش هماهنگی و همکاری میان اداره‌های امارتی فراهم می‌سازد.
مرکزهای واحد صادرات
به‌منظور فراهم‌سازی سهولت برای تاجران، در مراکز زون های کشور، مراکز واحد صادراتی برای طی مراحل اسناد صادراتی افتتاح شده است. بیشتر این مراکز در نزدیکی اتاق تجارت و سرمایه‌گذاری ساخته شده‌اند تا تاجران بتوانند در مدت زمان کمتر، پروسه صادرات کالاهای تجارتی‌شان را تکمیل نمایند. این مراکز واحد صادراتی پیش از این در برخی ولایت‌ها افتتاح شده بودند و در ولایت‌های بلخ و کندز نیز مدتی پیش به بهره‌برداری سپرده شدند. این مراکز بخشی از سلسله ابتکاراتی هستند که به هدف ساده‌سازی و سهولت در روند طی مراحل اسناد صادراتی راه‌اندازی شده است. امارت اسلامی می‌خواهد سهولت‌های بیشتری را برای تاجران و سرمایه‌گذاران فراهم سازد.
توسعه سیستم توزیع تذکره الکترونکی
روند توزیع تذکره‌های الکترونیکی که پیش از این از سوی اداره ملی احصائیه و معلومات افغانستان (NSIA) آغاز شده بود، اما این روند به‌گونه کند پیش می‌رفت. پس از حاکمیت امارت اسلامی، این روند سرعت بیشتری گرفت و شعبات آن گسترش یافت. امارت اسلامی به‌منظور تقویت بیشتر این روند، شماری از صلاحیت‌ها را که پیش از این تنها در اختیار اداره مرکزی قرار داشت، به شعبات ولایتی نیز منتقل کرد. اداره ملی احصائیه و معلومات از آغاز روند توزیع تذکره‌های برقی تا اکنون، برای ۱۵ میلیون و بیش از ۱۸ هزار نفر تذکره الکترونیکی توزیع کرده است که از این میان، ۹ میلیون و ۶۷ هزار تن مرد و ۵ میلیون و ۹۵۲ هزار تن زن می‌باشند. از این تعداد، ۹ میلیون تذکره در دوران حاکمیت امارت اسلامی توزیع شده است. هم‌اکنون در سراسر کشور به‌شمول کابل، ۷۳ مرکز توزیع تذکره‌های الکترونکی و آسان خدمت، یک تیم سیار، و یک مرکز آسان خدمت در امارات متحده عربی فعال می‌باشند که روزانه خدمات لازم را به مردم ارائه می‌کنند.
فواید ساده‌سازی پروسه‌های اداری
در ادارات دولتی، مهم‌ترین فواید ساده‌سازی پروسه‌ها، مؤثریت کارها، کاهش هزینه‌ها و مدیریت بهتر زمان است. بسیاری از پروسه‌های اداری پیچیده و زمان‌گیر اند، که به جای سهولت در کار، وقت و انرژی مردم و کارمندان را ضایع می‌سازند. در بسیاری موارد، روند طولانی و پیچیده زمینه‌ساز فساد اداری می‌شوند. وقتی یک روند در مراحل مختلف نیازمند تأییدهای پی‌درپی و تعاملات پیچیده باشد، احتمال بروز فساد بیشتر می‌شود. با ساده‌سازی این پروسه‌ها و حذف مراحلی که ضرورت نیست، می‌توان این زیان را کاهش داد و شفافیت را در امور اداری افزایش بخشید. ساده‌سازی پروسه‌ها در تسریع کارها نقش مهمی دارد و بسیاری اوقات پیچیدگی‌های اداری باعث نارضایتی مردم می‌شود. با ساده‌سازی روند، خدمات به گونه سریع و دقیق به مردم می‌رسد که این مسأله در مؤثریت خدمات مؤثر است. پروسه‌های اداری پیچیده و طولانی معمولاً هزینه‌ها را افزایش می‌دهند، چون کارها وقت‌گیر می‌شوند و برای مدیریت این پروسه‌ها به کارمندان بیشتری نیاز می‌باشد. با ساده‌سازی پروسه‌ها همچنان هزینه‌های اضافی کاهش می‌یابد. یکی دیگر از فواید ساده‌سازی پروسه‌های اداری، افزایش سرعت در تصمیم‌گیری‌هاست. وقتی پروسه‌ها پیچیده و چند مرحله‌ای باشند، تصمیم‌گیری‌ها وقت بیشتری را دربر می‌گیرند، که این امر به نفع امارت و مردم نیست. اما با ساده‌سازی پروسه‌ها، تصمیم‌گیری‌ها سریع و به موقع انجام می‌شوند. جهان به سرعت در حال تغییر است و حکومت‌ها نیز خود را با این تغییرات وفق می‌دهند. پروسه‌های پیچیده معمولاً انعطاف لازم را برای انطباق با تغییرات ندارند. در حالی که وقتی پروسه‌ها ساده و روشن باشند، حکومت‌ها میتوانند به راحتی خود را با شرایط جدید عیار کرده و تغییرات را به‌گونه مؤثر در سیستم‌های اداری تطبیق دهند. ساده‌سازی پروسه‌های اداری نه تنها برای بهبود وضعیت فعلی مفید است، بلکه زمینه را برای نوآوری‌ها نیز مهیا می‌سازد. از میان برداشتن موانع پیچیده اداری، بستر را برای روش‌های تازه و پیشرفت‌های پی‌درپی فراهم می‌سازد. روند ساده معمولاً شفاف‌اند، وقتی مراحل مختلف کار به‌گونه واضح و دقیق تعریف شوند، روند نظارت و حساب‌دهی هم آسان می‌شود. این شفافیت می‌تواند جلو فساد، تقلب و اشتباهات را بگیرد و حکومت را قادر سازد تا فعالیت‌های خود را به درستی ارزیابی کنند.
نتیجه گیری
ساده‌سازی پروسه‌های اداری در نهادهای دولتی، نه‌تنها در کاهش پیچیدگی‌ها و هزینه‌ها اهمیت دارد، بلکه در بهبود فعالیت‌های ادارات دولتی و جلب رضایت مردم نیز نقش مؤثر دارد. با در نظر گرفتن این مزایا، حکومت‌ها همواره تلاش دارند تا پروسه‌های اداری خود را ساده ساخته و از منابع‌شان به‌گونه مؤثر استفاده نمایند. امارت اسلامی افغانستان با درک این موضوع، در سه سال گذشته بسیاری از پروسه‌های پیچیده اداری را ساده ساخته و این روند همچنان ادامه دارد. هدف این است که در سال ۱۴۰۴خورشیدی، تعداد روندهای ساده‌شده اداری در مقایسه با حال حاضر، چند برابر افزایش یابد. با این کار، هم منابع دولت در جای مناسب و به‌گونه مؤثر به مصرف خواهد رسید و هم از ضیاع وقت و سرگردانی مراجعین جلوگیری می‌شود. علاوه بر این، استفاده از تکنالوژی در پروسه‌های حکومت‌داری، یکی از نیازهای جدی زمان به شمار می‌رود. افغانستان نیز به‌هدف بهره‌مندی از پیشرفت‌های جهانی، به‌شکل عملی در بخش‌های مختلف از تکنالوژی استفاده کرده و این پروسه‌ها همچنان در حال پیشرفت است. با استفاده از تکنالوژی، از یک‌سو پروسه کاری سریع و از ضیاع وقت جلوگیری می‌شود و از سوی دیگر، از منابع بشری نیز به‌گونه اعظمی بهره‌برداری صورت می‌گیرد.